Bij Voorkans vinden we zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens belangrijk. In deze privacyverklaring lees je welke persoonsgegevens wij verwerken, waarvoor we die gebruiken, hoe we ze beschermen en welke rechten je hebt.

1. Wie zijn wij?

Voorkans B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Voorkans B.V.
Anthony Fokkerweg 61
1059 CP Amsterdam

E-mail: info@voorkans.nl
Telefoon: 085 – 130 8101
Website: https://voorkans.nl

Deze privacyverklaring geldt voor onze website en voor persoonsgegevens die wij verwerken bij contact, aanvragen, dienstverlening, sollicitaties en de verzending van onze publicaties en de Voorkrant. Onze dienstverlening is gericht op volwassenen.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke gegevens wij verwerken, hangt af van je contact met Voorkans. Het kan gaan om:

• Je naam, functie en organisatie.
• Je e-mailadres en telefoonnummer.
• Adres-, factuur- en betaalgegevens.
• Gegevens over je aanvraag, opdracht of deelname aan een training, workshop of evenement.
• Informatie die je zelf deelt via formulieren, e-mail of gesprekken.
• Je nieuwsbriefinschrijving en gegevens over het geven of intrekken van toestemming.
• Je sollicitatiegegevens, zoals je cv, motivatie en correspondentie.
• Technische gegevens die nodig zijn voor de werking en beveiliging van onze website en systemen, zoals een IP-adres en serverloggegevens.

Wij ontvangen deze gegevens meestal rechtstreeks van jou. Soms ontvangen wij zakelijke contact- of deelnemersgegevens via een werkgever of opdrachtgever, bijvoorbeeld om een workshop te organiseren.

Wij vragen alleen gegevens die nodig zijn voor het betreffende doel. Als je noodzakelijke gegevens niet verstrekt, kunnen wij een aanvraag, deelname of opdracht mogelijk niet afhandelen.

3. Waarvoor gebruiken wij je gegevens?

Contact en aanvragen

Wij gebruiken je gegevens om vragen te beantwoorden, informatie toe te sturen, kennismakingen te plannen en offertes op te stellen.

Bij een aanvraag voor een overeenkomst verwerken wij gegevens om op jouw verzoek stappen te zetten voordat die overeenkomst tot stand komt. Overige zakelijke correspondentie verwerken wij op basis van ons gerechtvaardigd belang om vragen zorgvuldig af te handelen en zakelijke contacten te onderhouden. Daarbij wegen wij jouw privacybelangen mee.

Dienstverlening

Wij verwerken gegevens om opdrachten uit te voeren, afspraken te maken en trainingen, workshops en evenementen te organiseren.

De grondslag is de uitvoering van een overeenkomst wanneer jij daarvan partij bent. Neem je deel via je werkgever of een andere opdrachtgever, dan verwerken wij noodzakelijke contact- en deelnemersgegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang en dat van de opdrachtgever om de dienstverlening goed te organiseren.

Administratie

Wij gebruiken gegevens voor facturatie, betalingen, onze administratie en het nakomen van wettelijke verplichtingen.

De grondslag is de uitvoering van een overeenkomst en/of een wettelijke verplichting.

Sollicitaties

Wanneer je bij ons solliciteert, gebruiken wij je gegevens om je sollicitatie te beoordelen en contact met je te onderhouden over de procedure. Dit doen wij om op jouw verzoek stappen te zetten voordat mogelijk een arbeidsovereenkomst wordt gesloten.

Alleen personen die bij de sollicitatieprocedure betrokken zijn, krijgen toegang tot de gegevens die zij daarvoor nodig hebben.

Beveiliging

Wij verwerken noodzakelijke technische gegevens om onze website en systemen te laten functioneren, storingen te verhelpen en misbruik te voorkomen.

Dit doen wij op basis van ons gerechtvaardigd belang om onze dienstverlening en systemen veilig en betrouwbaar te houden.

4. Whitepapers en andere publicaties

Wanneer je een whitepaper of andere publicatie aanvraagt, vragen wij je e-mailadres. Wij gebruiken dit om je aanvraag af te handelen en de aangevraagde publicatie beschikbaar te stellen of toe te sturen.

Deze verwerking is nodig om de door jou aangevraagde publicatie te leveren.

Een download leidt niet automatisch tot een inschrijving voor de Voorkrant. Daarvoor vragen wij afzonderlijk toestemming. Je kunt de publicatie ook aanvragen zonder je voor de Voorkrant in te schrijven.

Bij gezamenlijke publicaties delen wij jouw e-mailadres niet met de samenwerkingspartner voor diens eigen marketing.

5. De Voorkrant

Wanneer je je aanmeldt voor de Voorkrant, gebruiken wij je e-mailadres om je inspiratie over samenwerken en generaties, whitepapers en informatie over onze diensten, trainingen en evenementen te sturen. Als je bij je inschrijving ook je naam opgeeft, kunnen wij die gebruiken om je persoonlijk aan te spreken.

Wij versturen de Voorkrant op basis van jouw toestemming. Wij registreren wanneer en op welke manier je die toestemming hebt gegeven.

Je kunt je op ieder moment eenvoudig en kosteloos uitschrijven via de afmeldlink onderaan iedere Voorkrant of door te mailen naar info@voorkans.nl.

Na je afmelding stoppen wij met het versturen van de Voorkrant. Je kunt nog wel noodzakelijke berichten ontvangen over bijvoorbeeld een lopende opdracht, inschrijving of factuur.

Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór het moment van intrekken.

6. Scans, enquêtes en interviews

Wij richten onze scans, enquêtes en de verwerking van interviewuitkomsten zo in dat de antwoorden en gerapporteerde uitkomsten niet tot individuele personen te herleiden zijn. Wij verstrekken deze uitkomsten alleen aan de opdrachtgever.

Contactgegevens die eventueel nodig zijn om deelnemers uit te nodigen of gesprekken te plannen, behandelen wij afzonderlijk van de anonieme uitkomsten.

Als een traject een andere werkwijze vraagt, bespreken wij dat vooraf met de betrokkenen. Wij leggen dan uit welke gegevens worden verwerkt, waarvoor dat nodig is, wie ze ontvangt en op welke juridische grondslag dat gebeurt. Waar toestemming nodig is, vragen wij die vooraf.

7. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij verkopen je persoonsgegevens niet en verstrekken ze niet aan andere organisaties voor hun eigen marketing.

Wij delen gegevens alleen voor zover dat nodig is voor onze dienstverlening, bedrijfsvoering of wettelijke verplichtingen. Daarbij maken wij onder andere gebruik van:

• LamperDesign voor hosting en websiteonderhoud.
• ActiveCampaign voor het beheren en verzenden van de Voorkrant.
• Microsoft 365 en SharePoint voor zakelijke communicatie en documentbeheer.
• WeFact en Exact voor facturatie en administratie.
• Formulier-, enquête- en organisatietools, waaronder Gravity Forms, Typeform, Mentimeter en Asana, voor zover deze bij de betreffende activiteit worden ingezet.

Daarnaast kunnen betrokken trainers, begeleiders, onze accountant en andere ondersteunende dienstverleners toegang krijgen tot gegevens die zij voor hun werkzaamheden nodig hebben.

Met leveranciers die namens ons persoonsgegevens verwerken, maken wij afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid en het gebruik van gegevens. Waar vereist sluiten wij een verwerkersovereenkomst.

Wij kunnen gegevens verstrekken aan bevoegde instanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn of wanneer dat noodzakelijk is voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.

8. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige van onze softwareleveranciers zijn internationaal actief. Daardoor kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden opgeslagen of vanuit andere landen toegankelijk zijn, waaronder de Verenigde Staten.

Voor zulke doorgiften gebruiken wij de daarvoor geldende wettelijke waarborgen. Dat kan een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie zijn, waaronder het EU–US Data Privacy Framework voor gecertificeerde Amerikaanse organisaties. Ook kunnen Europese standaardcontractbepalingen worden gebruikt, waar nodig met aanvullende beschermingsmaatregelen.

ActiveCampaign vermeldt dat het voor doorgiften naar de Verenigde Staten deelneemt aan het EU–US Data Privacy Framework.

Wil je meer informatie over de waarborgen voor een specifieke verwerking of een kopie van de relevante waarborgen ontvangen? Neem dan contact op via info@voorkans.nl.

9. Hoelang bewaren wij je gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens zolang dat nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben verzameld. Daarbij kijken wij naar de afhandeling van je verzoek, de duur van onze samenwerking, noodzakelijke nazorg, wettelijke verplichtingen en eventuele geschillen.

Voor de Voorkrant bewaren wij je gegevens zolang je inschrijving actief is en de verwerking voor dat doel nodig blijft. Je kunt je altijd uitschrijven. Daarna bewaren wij alleen minimale gegevens die nodig zijn om je afmelding te respecteren en de naleving van de toestemmingsregels aan te tonen.

Sollicitatiegegevens verwijderen wij in beginsel binnen vier weken na het einde van de procedure. Met jouw toestemming kunnen wij ze maximaal één jaar bewaren voor toekomstige vacatures.

Voor administratie en facturen gelden wettelijke bewaartermijnen.

Wij beoordelen periodiek welke gegevens nog nodig zijn. Gegevens die geen doel meer dienen en niet bewaard hoeven te worden, verwijderen of anonimiseren wij.

10. Cookies en websitegebruik

Wij gebruiken geen trackingcookies, advertentiepixels of vergelijkbare technieken om je online gedrag te volgen. Ook meten wij niet wie de Voorkrant opent of op links daarin klikt.

Voor zover onze website technisch noodzakelijke cookies gebruikt, dienen die uitsluitend om de website en formulieren goed te laten functioneren. Hiervoor is geen toestemming nodig.

Je kunt cookies via je browser verwijderen of blokkeren. Het blokkeren van technisch noodzakelijke cookies kan ervoor zorgen dat onderdelen van de website minder goed werken.

11. Hoe beveiligen wij je gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, ongewenste openbaarmaking en ander onrechtmatig gebruik.

Wij beperken de toegang tot gegevens tot personen die deze voor hun werkzaamheden nodig hebben en maken afspraken over vertrouwelijkheid en zorgvuldige omgang met gegevens.

Denk je dat gegevens niet goed zijn beveiligd of vermoed je misbruik? Neem dan contact op via info@voorkans.nl.

12. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerde besluiten die voor jou rechtsgevolgen hebben of je op een vergelijkbare manier aanzienlijk treffen.

13. Jouw privacyrechten

Je hebt, onder de voorwaarden van de privacywetgeving, het recht om:

• Inzage te krijgen in je persoonsgegevens.
• Onjuiste gegevens te laten corrigeren en onvolledige gegevens aan te vullen.
• Gegevens te laten verwijderen.
• De verwerking van je gegevens te laten beperken.
• Bezwaar te maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang.
• Gegevens over te laten dragen wanneer het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is.
• Je toestemming op ieder moment in te trekken.

Tegen het gebruik van je gegevens voor direct marketing kun je altijd bezwaar maken. Wij stoppen dan met dat gebruik.

Je kunt een verzoek sturen naar info@voorkans.nl. Wij kunnen je vragen je identiteit op een passende manier te bevestigen, zodat wij geen gegevens aan de verkeerde persoon verstrekken. Stuur niet uit eigen beweging een kopie van je identiteitsbewijs mee.

Wij reageren in beginsel binnen één maand. Als een verzoek complex is of je meerdere verzoeken indient, kunnen wij deze termijn waar nodig met maximaal twee maanden verlengen. Wij informeren je daarover binnen de eerste maand en leggen uit waarom verlenging nodig is.

Kunnen wij niet of niet volledig aan je verzoek voldoen, bijvoorbeeld vanwege een wettelijke bewaarplicht of de rechten van anderen? Dan leggen wij dat uit.

14. Vragen en klachten

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van je persoonsgegevens? Neem dan contact op via info@voorkans.nl.

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Je hoeft daarvoor niet eerst contact met ons op te nemen.

15. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, gegevensverwerking of de wetgeving verandert. De meest recente versie staat op onze website. Bovenaan staat wanneer de verklaring voor het laatst is bijgewerkt.

Bij belangrijke wijzigingen informeren wij je aanvullend wanneer dat nodig is. Als voor een nieuwe verwerking toestemming nodig is, vragen wij die vooraf.