Inleiding
Onlangs begeleidden wij bij Voorkans een team binnen een middelgrote gemeente dat al langere tijd worstelde met samenwerking, communicatie en leiderschap. Het team vervulde een cruciale rol in de organisatie, maar liep vast in onduidelijkheid, wantrouwen en frustratie. Dit had niet alleen impact op de medewerkers zelf, maar ook op de kwaliteit van de dienstverlening richting inwoners en partners.
Wij nemen je mee in hoe wij dit traject hebben aangepakt en welke resultaten dit heeft opgeleverd.
De beginsituatie
Tijdens de eerste gesprekken viel direct op dat medewerkers zich niet vrij voelden om hun zorgen te delen. Kritiek werd vaak ervaren als “lastig zijn” en kon leiden tot extra werk of negatieve reacties. Hierdoor ontstond een cultuur waarin problemen onderling werden besproken, maar zelden rechtstreeks werden uitgesproken.
Daarnaast was er onduidelijkheid in de rolverdeling. Officieel was de concernmanager eindverantwoordelijk, met de teamleider daaronder en een coördinator die de dagelijkse aansturing deels op zich nam. In de praktijk liep de coördinator echter rechtstreeks naar de concernmanager en werd de teamleider regelmatig overgeslagen. Dit leidde tot verwarring en verlies van grip op de dagelijkse processen.
Hoewel medewerkers de problematiek eerder bij het management hadden aangekaart, bleef structurele verandering uit. Het vertrouwen in verbetering nam af, de motivatie zakte weg en de samenwerking kwam verder onder druk te staan.
Onze aanpak
1. Diagnose en luisteren
We startten met vertrouwelijke interviews met alle teamleden en aanvullende gesprekken met de teamleider en concernmanager. Deze open gesprekken gaven ons inzicht in de knelpunten, maar ook in de kracht van het team.
2. Veiligheid creëren
Daarna organiseerden we zogenoemde opruimgesprekken. In een veilige setting konden medewerkers alles benoemen wat hen dwarszat. Zonder oordeel, met ruimte om te ventileren én door te bouwen op wat goed ging. Dit bracht lucht en gaf het team het gevoel dat er eindelijk écht geluisterd werd.
3. Structuur helder maken
Op basis van onze analyse stelden we een aangepaste rolverdeling voor. De coördinator werd formeel onder de teamleider gepositioneerd, en de communicatielijnen werden vereenvoudigd. Hierdoor wist iedereen weer bij wie ze waarvoor terecht konden.
4. Leiderschap versterken
De teamleider kreeg individuele coaching. We werkten samen aan leiderschapsvaardigheden, communicatie en het pakken van eigenaarschap. Met praktische tools kon zij de regie terugpakken en haar rol steviger neerzetten.
5. Verandering borgen
De verbeteringen werden niet alleen besproken, maar ook direct in de praktijk getest. Tijdens plenaire bijeenkomsten werd de voortgang gedeeld, werden successen gevierd en konden medewerkers aangeven wat nog beter kon. Dit cyclische proces zorgde dat veranderingen niet verwaterden, maar stap voor stap werden geborgd.
Het resultaat
De effecten lieten niet lang op zich wachten. Binnen enkele maanden zagen we:
-
Meer openheid in de communicatie: medewerkers durfden elkaar en de leiding weer rechtstreeks aan te spreken.
-
Duidelijkheid in de structuur: de teamleider stond zichtbaar aan het roer, en het team wist waar verantwoordelijkheden lagen.
-
Groter vertrouwen in het management: signalen werden opgepakt en omgezet in concrete acties.
-
Toegenomen motivatie en samenwerking: het ‘over elkaar praten’ maakte plaats voor ‘met elkaar praten’.
De gemeente gaf terug dat de verbeterde samenwerking direct merkbaar was in de kwaliteit van de dienstverlening. Er ontstond een basis waarop het team zelf verder kan bouwen en ontwikkelen.
Conclusie
Dit traject laat zien dat investeren in veiligheid, structuur en leiderschap loont. Door medewerkers een stem te geven, rollen helder neer te zetten en leidinggevenden te versterken, ontstaat er ruimte voor duurzame verandering.
Bij Voorkans zijn we trots dat we dit gemeenteteam hebben kunnen begeleiden naar een toekomstbestendige werkomgeving waarin mensen zich gehoord, gewaardeerd en verantwoordelijk voelen. Waarin samenwerking weer de norm is.
